|  | 

ธุรกิจ

วิธีเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

img-responsive

วิธีเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ในรายงานคุณควรรายงาน – ไม่แต่ง, เย็บปักถักร้อย, อิทธิพล, ฯลฯ เพียงแค่ข้อเท็จจริงและไม่มีอะไรนอกจากข้อเท็จจริง

อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่ารายงานจะต้องน่าเบื่อและน่าเบื่อ อย่างไรก็ตามหมายความว่าคุณไม่สามารถทำให้เนื้อหาน่าสนใจยิ่งกว่าที่เป็นจริงได้ เป็นไปไม่ได้? ไม่ต้องใช้การจัดระเบียบที่ดีและการเขียนที่ชัดเจน

ก่อนที่เราจะไปเพิ่มเติมใด ๆ มีหนังสือมากมายและหลักสูตรฝึกอบรมในตลาดที่สอนพิธีการและการปฏิบัติจริงของการเขียนรายงาน บางตัวยาวกว่าตัวอื่นมากกว่า ส่วนใหญ่ของพวกเขาดี

ที่นี่ในบทความนี้ฉันไม่สามารถทำสิ่งที่นักเขียนคนอื่นทำในหนังสือดังนั้นถ้าคุณต้องการเขียนรายงานมากฉันขอแนะนำให้คุณซื้อหนังสือยอดนิยมหนึ่งหรือสองเล่มและศึกษาพวกเขา สิ่งที่ฉันกำลังทำอยู่ที่นี่คือการเน้นจุดที่ฉันคิดว่าสำคัญที่สุดที่จะช่วยให้คุณทำให้รายงานของคุณอ่านง่ายขึ้นและข้อมูลในรายงานเหล่านั้นเข้ามามีชีวิตชีวายิ่งขึ้น

หากคุณทำงานในองค์กรขนาดใหญ่อาจมีการตั้งค่ารูปแบบสำหรับรายงานอย่างน้อยก็สำหรับความหลากหลายภายใน ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ก็ตามคุณต้องติดอยู่กับพวกเขา อย่างไรก็ตามวิธีที่คุณเผยแพร่และเขียนเนื้อหาของคุณยังขึ้นอยู่กับคุณ

ดังนั้นประเด็นสำคัญที่จะมุ่งเน้นคืออะไร?

1. เขียนสำหรับผู้อ่านของคุณ

อย่าปล่อยให้ตัวเองตกอยู่ในคำศัพท์เฉพาะทาง“ นักธุรกิจ” และการใช้ถ้อยคำไม่ว่าคุณหรือคนอื่น ๆ อาจรู้สึกว่ามันเหมาะสมกว่า มันไม่ใช่ ใช้ภาษาและน้ำเสียงที่ผู้อ่านหลักของคุณจะรู้สึกสบายใจ

หากคุณไม่รู้ว่าพวกเขารู้สึกสบายใจกับอะไรบ้าง มันก็คุ้มค่าที่จะรับปัญหาเพราะมันจะทำให้รายงานสนุกมากขึ้นสำหรับพวกเขาที่จะอ่าน – มันเป็นภาพสะท้อนที่ดีสำหรับคุณ

หากรายงานของคุณจะต้องอ่านโดยกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างหลากหลายให้เน้นภาษาของคุณในกลุ่มที่สำคัญที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อ่านที่มีความรู้เรื่องน้อยได้รับการตอบสนองโดยใช้คำอธิบายอย่างรอบคอบของคำศัพท์ทางเทคนิคหรืออาจเป็นอภิธานศัพท์สั้น ๆ เป็นภาคผนวกภายในรายงาน

2. จัดระเบียบข้อมูลของคุณอย่างสมเหตุสมผล

เริ่มต้นด้วยการเขียนรายการหัวข้อที่เริ่มต้นและจบด้วยข้อสรุปข้อมูลของคุณ

หากคุณต้องใส่ข้อมูลพื้นหลังจำนวนมากก่อนที่คุณจะเข้าไปใน“ เนื้อสัตว์” ของข้อมูลให้ตัดออกอย่างชัดเจนด้วยส่วนหัวที่บอกว่าเป็นพื้นหลัง (“ วัตถุประสงค์ของโครงการวิจัย”“ วิธีการวิจัยที่ใช้ในการตรวจสอบข้อมูล”“ บุคลากร มีส่วนร่วมในแบบสอบถาม” ฯลฯ ) เพื่อให้คนที่รู้ทุกอย่างสามารถข้ามไปยังสิ่งที่สำคัญ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณ“ บอกเล่าเรื่องราว” เพื่อให้ใครบางคนที่เหลือบมองผ่านคนเดียวจะได้รับข้อความพื้นฐาน (คุณจะพบว่าผู้บริหารที่มีงานยุ่งจะขอบคุณที่ทำเช่นนี้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขามีรายงานอื่น ๆ อีก 16 ฉบับที่คล้ายกันเพื่ออ่านในขบวนรถไฟโดยสารที่พลุกพล่านระหว่างทางไปประชุมเพื่อหารือเรื่องทั้งหมด) จากนั้นกรอกรายละเอียดด้านล่าง แต่ละหัวข้อให้รัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้

3. ใช้ “บทสรุปผู้บริหาร” เพื่อบอกสั้น ๆ

ขึ้นอยู่กับลักษณะของรายงานของคุณคุณอาจถูกคาดหวังให้รวมบทสรุปสำหรับผู้บริหารหรืออย่างน้อยการแนะนำที่รวบรวมประเด็นสำคัญของข้อมูล จดทะเบียนพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ วัตถุประสงค์ของการนี้คือเพื่อให้ผู้อ่านประเด็นสำคัญโดยเร็วที่สุด เขียนสิ่งนี้หลังจากที่คุณทำเนื้อความของรายงานไม่ใช่มาก่อน ใช้รายการหัวข้อของคุณเป็นแนวทาง

เก็บไว้อย่างเคร่งครัดกับข้อเท็จจริง – นี่ยังเป็นส่วนหนึ่งของรายงานไม่ใช่การตีความของคุณ ตัดแต่ละประโยคลงไปที่กระดูกเปลือยด้วยคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์น้อยที่สุด ใช้คำและประโยคสั้น ๆ อย่าเพิ่งไปถึงจุดเริ่มต้นด้วยมันและไปที่จุดนั้น

4. หากการตีความของคุณถูกเรียกใช้ให้แยกกัน

หากส่วนหนึ่งของการส่งเงินของคุณคือการแสดงความคิดเห็นในรายงานและ / หรือข้อสรุปให้แยกส่วนนี้ออกจากเนื้อหาหลัก (ปิดกั้นในกล่องหรือภายใต้หัวเรื่องที่แยกชัดเจน)

โดยธรรมชาติในฐานะที่คุณเป็นมืออาชีพ แต่ถ้าคุณรู้สึกอย่างใดอย่างหนึ่งอย่างใดอย่างหนึ่งให้แน่ใจว่าอาร์กิวเมนต์ของคุณถูกวางอย่างสมเหตุสมผลที่สุดโดยไม่ต้องไปหน้าและหน้า

โปรดจำไว้ว่าบทสรุปนั้นมีความสวยงามแม้ว่าการเขียนสั้น ๆ (และรวมประเด็นที่สำคัญทั้งหมด) ไว้ด้วยกันนั้นยากกว่าการเขียนคำที่มีมากมาย

5. อย่านำภาพประกอบไปด้วย

กราฟและแผนภูมิเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมในการอธิบายปัญหาที่สำคัญและอย่างที่ชายคนนั้นพูดว่า“ รูปภาพมีค่าหนึ่งพันคำ” อย่างไรก็ตามให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณใช้นั้นมีระดับความซับซ้อนที่จะเข้าใจผู้อ่านของคุณอย่างน้อยที่สุด . ไม่มีอะไรน่ารำคาญไปกว่ากราฟที่ใช้เวลาในการถอดรหัส 20 นาที

ไม่ใช่กรณีที่ผู้อ่านโง่เกินกว่าที่จะเข้าใจกราฟที่ซับซ้อนเนื่องจากมันเป็นสิ่งที่พวกเขาไม่ต้องการใช้เวลาทำงานมากเกินไป ยิ่งคุณทำให้ผู้อ่านเข้าใจและรับข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้นหรือเร็วขึ้นเท่าไหร่รายงานของคุณก็จะประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น

ลองเพื่อให้กราฟและแผนภูมิอยู่ติดกับข้อความที่พูดถึงสิ่งเดียวกัน ไม่มีอะไรน่ารำคาญสำหรับผู้อ่านหากพวกเขาต้องพลิกหน้าเอกสารไปข้างหน้า (หากมีข้อสงสัยให้นึกถึงคนที่อ่านรายงานของคุณเกี่ยวกับรถไฟโดยสารที่แออัดนี้)

6. ตัดความยุ่งเหยิง

ยังคงอยู่ในหัวข้อนั้นพยายามหลีกเลี่ยงการรวมองค์ประกอบที่มีความหลากหลายมากเกินไปในรายงานของคุณไม่ว่าจะใช้เวลานานเท่าใดและเกี่ยวข้องก็ตาม

หากคุณจำเป็นต้องมีภาคผนวกและเนื้อหาพื้นหลังบิตต่าง ๆ สถิติการวิจัย ฯลฯ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านั้นถูกติดฉลากไว้อย่างเรียบร้อยและอยู่ด้านหลังเอกสารของคุณ

ตามที่ฉันแนะนำไว้ก่อนหน้านี้อย่าขอให้ผู้อ่านข้ามไปมากำกับด้วยเครื่องหมายดอกจันและสัญลักษณ์อ้างอิงอื่น ๆ

หากคุณกำลังเขียนรายงานทางการแพทย์หรือกระดาษคุณจำเป็นต้องรวมสิ่งเหล่านี้เมื่ออ้างถึงการอ้างอิงจากเอกสารอื่น ๆ แต่โปรดให้แม้แต่น้อยที่สุด พวกมันเบี่ยงเบนความสนใจอย่างมากและสามารถทำลายสมาธิของผู้อ่าน

7. ใช้ปัญหาบางอย่างเพื่อทำให้มันดูดี

ฉันรู้ว่าคุณไม่ควรตัดสินหนังสือจากปก แต่คนทำ ชอบหรือไม่ ตามที่ปรึกษาด้านภาพของสหราชอาณาจักร Tessa S เมื่อคุณเดินเข้าไปในการประชุม 55% ของความประทับใจแรกของคุณที่มีต่อใครบางคนนั้นสะท้อนให้เห็นในแบบที่คุณแต่งตัว เอกสารตกอยู่ในหลุมเดียวกัน

ดังนั้นวิธีที่เอกสารของคุณมีลักษณะยาวไปไกลเพื่อสร้างความประทับใจที่ถูกต้องสำหรับงานของคุณและของคุณ

เห็นได้ชัดว่าหากรายงานเกิดจากองค์กรของคุณและโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าหรือลูกค้าคุณจะต้องระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่ามีการขัดเกลาและสร้างแบรนด์ให้ชัดเจนด้วยเอกลักษณ์องค์กรของคุณและทุกสิ่ง

อย่างไรก็ตามลักษณะของรายงานภายในมีความสำคัญเช่นกันแม้ว่าหัวหน้าฝ่ายการเงินของคุณอาจมีอาการลมชักหากคุณผูกไว้ในการ์ดเคลือบเงาที่มีราคาแพง เป็นคนที่เหมาะสมกับความหลากหลายภายใน – รูปลักษณ์ที่เรียบร้อยสุภาพเรียบร้อยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากนัก แต่พวกเขา“ พูด” มากเกี่ยวกับคุณค่าของรายงานของคุณ (และคุณ)

8. นาทีต่อนาที

ฉันคิดว่าการจดนาทีเป็นงานที่น่ากลัวโดยทำมา 6 ปีในขณะที่อยู่ในคณะกรรมการระดมทุนเพื่อการกุศล และไร้ประโยชน์ในการเขียนด้วยลายมือ (ขอบคุณคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ดีดหลายสิบปี) ไม่เคยจดชวเลข (ถูกโยนออกจากโรงเรียนเลขานุการหลังจาก 3 สัปดาห์) ฉันพยายามเป็นเวลาหลายเดือนในการเขียนทุกอย่างลงไปจนถึงprécisในภายหลังจนกว่าฉันจะรู้ว่า ตัวกรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

ในตอนท้ายของแต่ละวาระฉันถามคำถามนักข่าวคลาสสิกของตัวเองว่า“ ใครอะไรที่ไหนอย่างไรทำไมอย่างไรและเท่าไหร่” สิ่งที่ฉันต้องทำก็คือจดคำสองสามคำและเมื่อฉันกลับถึงบ้าน พีซีที่ไว้ใจได้ของฉันฉันสามารถขยายสิ่งเหล่านั้นให้กลายเป็นบทสรุปที่สมจริงของสิ่งที่เกิดขึ้น เนื่องจากบทสนทนาในการประชุมส่วนใหญ่ไม่จำเป็นซ้ำซ้อนหรือทั้งสองอย่างเพียงแค่ใช้สมองเป็นตัวกรอง นั่นคือสิ่งที่ได้รับการฝึกฝนให้ทำเพื่อคุณในชีวิตประจำวันของค้นหาบทความคุณดังนั้นมันจึงเหมาะสำหรับการประชุมด้วย

หนึ่งคำเตือนว่า; อย่ารอนานเกินไปก่อนที่คุณจะทำงานให้เสร็จ เคล็ดลับอีกประการหนึ่งที่สมองทำคือการลืมหลังจากผ่านไปสองสามชั่วโมงหรือต่อวันหรือมากที่สุด …

%e0%b8%a7%e0%b8%b4%e0%b8%98%e0%b8%b5%e0%b9%80%e0%b8%82%e0%b8%b5%e0%b8%a2%e0%b8%99%e0%b8%a3%e0%b8%b2%e0%b8%a2%e0%b8%87%e0%b8%b2%e0%b8%99%e0%b8%97%e0%b8%b5%e0%b9%88%e0%b8%a1%e0%b8%b5%e0%b8%9b%e0%b8%a3

ABOUT THE AUTHOR

POST YOUR COMMENTS

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Name *

Email *

Website